Procedura zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów
§ 1
[Definicje]
Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
1) Spółce – należy przez to rozumieć Norlandia Polska Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
z siedzibą w Warszawie przy ul. Przasnyskiej 7 lok. 143 (01-756 Warszawa) [adres do doręczeń:
ul. Kotańskiego 6 lok. A.1.8.b, 10-165 Olsztyn], wpisaną w Rejestrze Przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000629105, posiadającą NIP: 7393887184, REGON: 364989138;
2) Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
(Dz.U.2024.928 z dnia 2024.06.24);
3) Pełnomocniku do spraw naruszeń – należy przez to rozumieć powołaną przez Spółkę osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie działań następczych, włączając
w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
4) Zespole do spraw naruszeń – należy przez to rozumieć zespół (komisję) odpowiedzialny
za prowadzenie postępowania dotyczącego zgłoszenia naruszenia prawa, powoływany doraźnie odrębną uchwałą Zarządu Spółki do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych
w zgłoszeniu, działający według zasad określonych dla postępowania wyjaśniającego;
5) Procedurze – należy przez to rozumieć niniejszy dokument dotyczący przyjmowania zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów;
6) Kodeksie etyki – należy przez to rozumieć kodeks postępowania Norlandia Health &
Care Group AS („NHC”) i spółek zależnych (zwanych łącznie „Grupą NHC”);
7) Naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne
z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a-p;
r) obowiązujących w Spółce regulacji wewnętrznych;
s) standardów etycznych określonych w Kodeksie etyki.
8) Sygnaliście - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym także przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki, lub już po ich ustaniu, w tym:
a) pracownika;
b) pracownika tymczasowego;
c) osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
d) przedsiębiorcę;
e) prokurenta;
f) akcjonariusza lub wspólnika;
g) członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
h) osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
i) stażystę;
j) wolontariusza;
k) praktykanta.
9) Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
10) Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
11) Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w której Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
12) Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
13) Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
14) Organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
15) Osobie, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
16) Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą
i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
17) Osobie powiązanej z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty
w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny;
18) Postępowaniu prawnym – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
19) Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
20) Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
21) Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Spółce informacji o naruszeniu prawa;
22) Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
§ 2
[Postanowienia ogólne]
1. Strategia działania Spółki oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz zapobieganiu powstawania innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących.
2. Spółka prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.
3. Procedura stanowi wykonanie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
4. Podstawowym celem Procedury jest stworzenie systemu informowania o naruszeniach prawa
w Spółce, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty.
§ 3
[Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych]
1. Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej,
jest Pełnomocnik do spraw naruszeń.
2. Zarząd Spółki jest uprawniony do powołania innej osoby, podmiotu zewnętrznego lub dodatkowej komisji odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń o naruszeniu prawa oraz prowadzenie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej.
W szczególnych przypadkach wstępna ocena zgłoszenia oraz prowadzenie sprawy mogą być powierzone bezpośrednio Zespołowi do spraw naruszeń. W przypadku powołania dodatkowej komisji (zespołu), Zarząd Spółki określa jej skład, tryb powoływania oraz sposób działania.
3. W przypadku gdy zgłoszenie naruszenia prawa dotyczy Pełnomocnika ds. naruszeń, Zespół do spraw naruszeń rozpatruje przyjęte zgłoszenie z wyłączeniem Pełnomocnika ds. naruszeń.
§ 4
[Sposoby przekazywania zgłoszeń]
Sygnalista jest uprawniony dokonywać zgłoszeń, poprzez:
1) zgłoszenia wewnętrzne,
2) zgłoszenia zewnętrzne,
3) ujawnienie publiczne.
§ 5
[Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych]
1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być przekazywane ustnie lub pisemnie w następujący sposób:
1) dedykowanej skrzynki e-mail: sygnalista@norlandia.com;
2) podlegającej specjalnemu reżimowi obsługi kancelaryjnej korespondencji listownej kierowanej
na adres Spółki z dopiskiem „Do rąk własnych Pełnomocnika ds. naruszeń”;
3) telefonicznie pod nr Pełnomocnika do spraw naruszeń;
4) osobiście u Pełnomocnika do spraw naruszeń.
2. Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania
u Pełnomocnika do spraw naruszeń zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub
2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Pełnomocnika do spraw naruszeń lub osobę wyznaczoną przez Zespół do spraw naruszeń.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 powyżej, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
4. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym:
1) dane kontaktowe, tj. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail Sygnalisty;
2) informację czy naruszenie prawa zostało już zgłoszone w ramach zgłoszenia zewnętrznego;
3) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego;
4) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji
o naruszeniu prawa;
5) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
6) wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa;
7) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
8) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi Sygnalista dysponuje, które mogą okazać się pomocne w procesie działania następczego.
5. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Sygnalista otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
6. Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo nie będą przyjmowane. W sytuacji wpływu zgłoszenia dokonanego anonimowo nie będzie ono rozpoznawane.
§ 6
[Rozpoznawanie zgłoszeń wewnętrznych]
1. Po przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego Pełnomocnik do spraw naruszeń lub w określonych przypadkach Zespół do spraw naruszeń, podejmuje z zachowaniem należytej staranności działania następcze.
2. Informacja zwrotna zostanie przekazana Sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy
od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 4 ust. 5 Procedury - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
§ 7
[Zgłoszenia zewnętrzne]
1. Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Oznacza to, że Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
4. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.
5. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
1) w postaci papierowej - na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
2) w postaci elektronicznej - na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
§ 8
[Ujawnienie publiczne]
1. Informacja o naruszeniu prawa może również zostać podana do wiadomości publicznej.
2. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:
1) zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a Spółka, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego, nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą Sygnaliście informacji zwrotnej lub
2) od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej
- chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
3. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
1) naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego,
w szczególności, gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
2) dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
3) w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym
a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
§ 9
[Fałszywe zgłoszenia]
1. Zgłoszenie naruszenia prawa powinno być dokonane wyłącznie w interesie publicznym oraz dobrej wierze.
2. Zakazuje się świadomego zgłaszania nieprawdziwych informacji.
3. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia
za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
§ 10
[Ochrona Sygnalisty]
1. Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszym paragrafie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
3. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty
nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony
po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
o podobnym charakterze;
13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14) mobbingu;
15) dyskryminacji;
16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba
że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub
w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
4. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 3 powyżej.
5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, postanowienia ust. 3 i 4 powyżej stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.
6. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
1) wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
2) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia,
w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
7. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania
w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej
w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
8. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności,
w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
§ 11
[Ochrona danych Sygnalisty]
1. Spółka gwarantuje, że sposoby zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1 powyżej, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki. Osoby upoważnione są obowiązane
do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
3. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
4. Po otrzymaniu zgłoszenia Spółka przetwarza dane osobowe Sygnalisty w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat
po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze,
lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
6. Po upływie okresu przechowywania, o którym mowa w ust. 5 powyżej, Spółka usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem.
§ 12
[Postanowienia końcowe]
1. Wszelkie zmiany Procedury mogą być wprowadzone wyłącznie uchwałą Zarządu Spółki pod rygorem nieważności.
2. W przypadkach nieuregulowanych w Procedurze stosuje się przez przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz przepisy innych właściwych aktów prawnych.
3. Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r. na podstawie uchwały Zarządu Spółki
nr 01/09/2024 z dnia 9 września 2024 r.
Zgłoszenia wewnętrzne mogą być przekazywane ustnie lub pisemnie w następujący sposób:
1) dedykowanej skrzynki e-mail: sygnalista@norlandia.com;
2) podlegającej specjalnemu reżimowi obsługi kancelaryjnej korespondencji listownej kierowanej na adres: Norlandia Polska sp. z o. o., ul. Kotańskiego 6 lok. A.1.8.b, 10-165 Olsztyn z dopiskiem „Do rąk własnych Pełnomocnika ds. naruszeń”;
3) telefonicznie pod nr pełnomocnika do spraw naruszeń;
4) osobiście u pełnomocnika do spraw naruszeń.
Pełnomocnikiem ds. naruszeń jest Jakub Łebski (tel. 792 078 799).